Egal ob in der Zusammenarbeit mit Kunden oder anderen Freelancern, eine gute Organisation und Tools zur verbesserten Projektarbeit sind meiner Ansicht nach existentiell, um Projekte möglichst effektiv umzusetzen und so die Zeit und Nerven aller Teammitglieder zu schonen.

Teamwork fuer Freelancer

Hier einige praktische Tipps und Erfahrungen, um die Zusammenarbeit mit anderen ohne großen Zeitaufwand zu optimieren und mehr Spaß bei der gemeinsamen Umsetzung von Projekten zu haben.

Warum ist gutes Teamwork für Freelancer so wichtig

Bevor ich selbst Freelancer war dachte ich immer, als Freelancer kann man sich seine Zeit komplett frei einteilen und Projekte sowohl zeitlich, als auch organisatorisch ganz so umsetzen, wie man es selbst am liebsten hat.

Doch gerade bei der Arbeit als Freelancer kooperiert man eigentlich bei so ziemlich jedem Projekt mit anderen Freelancern, Agenturen, Firmen oder Kunden. Daher ist es besonders wichtig, Projektabläufe gut zu organisieren und die eigene Arbeit möglichst transparent und für andere übersichtlich vorzubereiten.

Denn durch gute eine Projekt-Organisation und der Einbeziehung aller Mitwirkenden von Beginn an, spart man jede Menge Zeit und letztendlich natürlich auch Geld. Außerdem macht die Arbeit an einem Projekt auch viel mehr Spaß, wenn man nicht unnötig aneinander vorbei arbeitet, nur weil der Arbeitsablauf im Vorfeld nicht miteinander abgesprochen wurde.

Praktische Tipps, um die Zusammenarbeit zu optimieren

1. Ein Konzept-Board erstellen

Entwickeln man gemeinsam ein Projekt ist es sinnvoll, bereits in der Konzeptphase alle Beteiligten mit einzubeziehen. Ein für alle Mitwirkenden zugängliches Konzept-Board ist daher sinnvoll. Ganz simpel kann z.B. einfach ein gemeinsam genutztes Google-Textdokument erstellt werden, indem jeder seine Ideen und Notizen eintragen kann. So können Missverständnisse vermieden werden und alle Mitarbeiter des Projekts haben von Anfang die Gelegenheit ihre Ideen einzubringen und sich zu engagieren.

2. Ein klares Ziel und ein fester Zeitplan

Nach der Konzeptphase und vor Projektbeginn ist es erst hilfreich, ein klares Ziel mit festem Zeitplan zu definieren. Ein solch strenger Zeitplan wirkt zwar eventuell zuerst etwas unangenehm, dennoch ist es vor allem bei größeren Projekten sehr hilfreich, ein festes Ziel vor Augen zu haben und ein Projekt in mehrere Projektphasen (mit jeweils festen Deadlines) zu unterteilen.

3. Das Projekt-Board

Ähnlich wie schon beim Konzept-Board kann zu Beginn eines neuen Projektes ein gemeinschaftliches Projekt-Board erstellt werden. Hier können erledigte und noch zu erledigende Aufgaben aller Mitwirkenden eingetragen werden. So sind alle Arbeitsschritte möglichst transparant nachvollziehbar und alle Mitarbeiter haben einen Überblick über den aktuellen Stand des Projektes. Trello bietet sich für ein solches Projekt-Board meiner Ansicht nach besonders gut an.

4. Klare Kommunikation

Oft kommt es in der Zusammenarbeit zu Missverständnissen, wenn nicht offen und ehrlich miteinander gesprochen wird. Gerade im Bereich Webdesign/Entwicklung werden beispielsweise gerne Fachbegriffe verwendet, die ein Laie (z.B. der Kunde) nicht versteht. So können schnell Missverständnisse entstehen, die schlimmsten Falls erst nach dem Projektende zum Vorschein kommen. Gerade in der Zusammenarbeit mit Kunden oder Freelancern aus anderen Fachbereichen ist es daher besonders wichtig nachzufragen, ob auch alles verständlich erklärt wurde bzw. selbst zu sagen, wenn man etwas noch nicht verstanden hat.

Auch in der Kommunikation per Email oder wenn man zum Beispiel Materialien vom Kunden oder anderen Projekt-Mitarbeitern benötigt, ist es wichtig deutlich zu kommunizieren, was man zu welchem Zeitpunkt benötigt, damit man mit der eigenen Arbeit beginnen kann. Gerade in der Zusammenarbeit mit Kunden ist es mir selbst auch schon viel zu oft so gegangen, dass ich nicht deutlich genug gesagt hatte, welche Materialien ich vor Projektbeginn benötige. Dieser Fehler führt dann fast immer zu einer unnötigen Verzögerung des gesamten Projektes.

5. Das Team möglichst klein halten

Ein Projekt-Team sollte auf möglichst wenig Mitarbeiter beschränkt sein. So sind die Kommunikationswege kürzer und Projekt-Besprechungen können schneller vereinbart werden. Als Freelancer in Zusammenarbeit mit einem Kunden solltest du daher immer einen festen Ansprechpartner für die Projektbetreuung haben.

6. Sauber arbeiten

Eigentlich selbstverständlich, trotzdem kann es nicht oft genug erwähnt werden. Besonders in der Zusammenarbeit mit anderen ist es wichtig, saubere Arbeit abzuliefern, die dann weiter übernommen und verarbeitet werden kann. Das fängt beim einheitlichen Benennen von Dateien an und geht weiter mit der sauberen Organisation von Photoshop-Ebenen oder der Beschriftung/Dokumentation von Code.

7. Unklarheiten ansprechen, nicht schüchtern sein

Vor allem als zu Beginn der Freelancer-Karriere ist es oft schwierig anderen Freelancern oder vor allem Kunden deutlich zu sagen, wenn ein Arbeitsablauf nicht flüssig verläuft oder etwas in der Zusammenarbeit verbessert werden sollte.

Gerade Kunden gegenüber möchte man natürlich alles Recht machen und diese nicht unbedingt auf einen Fehler hinweisen. Also macht man sich selbst oft mehr Arbeit, weil ein Kunde in letzter Sekunde doch noch einmal die Fotos für die Bildergalerie ändern möchte oder ähnliches.

Hier ist es meiner Ansicht nach ganz wichtig nicht zu schüchtern zu sein, sondern dem Kunden klar zu erklären, welchen Mehraufwand eine solche Änderung bedeutet. Besser noch: Man spricht diese Problematik vor Projektbeginn an und erklärt dem Kunden, dass es wichtig ist alle Projekt-Materialien vorab vorzubereiten. Der Kunde kann in den meisten Fällen schließlich garnicht wissen, wie aufwendig manche Arbeitsschritte letztendlich in der Umsetzung sind.

8. Die Initiative ergreifen

Gerade wenn mehrere Freelancer an einem Projekt zusammenarbeiten, ist es oft nicht geklärt, wer die Organisation des Projektes übernehmen soll. Da niemand sich konkret zuständig fühlt und natürlich auch niemand den anderen bevormunden möchte, mangelt es oft an Koordination untereinander.

In solchen Fällen kann man ruhig mal die Inititive ergreifen und den anderen Mitarbeitern Vorschläge zur Projekt-Organisation machen, entsprechende Online-Arbeitsboards anlegen, Skype-Meetings organisieren etc. Wenn letzendlich alle von der verbesseren Organisation und Kommunikation profitieren, wird sich bestimmt keiner Beschweren oder sich bevormundet fühlen.

9. Praktische Online-Tools fürs Projekt-Teamwork
  • Basecamp von 37 Signals (kostenpflichtig): Das Profi-Tool für Projekt-Management.
  • Trello: Ein kleines, kostenloses Projekt-Management/to-do Tool. Perfekt als Projektboard geeignet (auch für kleine Gruppen oder zweier Teams).
  • Evernote: Für die Konzept-Phase geeignet. Ideen können in Notizbüchern angelegt werden. In der Premium-Version können Notizbücher auch geteilt werden.
  • Toggl: Simples Timetracking-Tool (kostenpflichtig aber auch mit Free-Version). Sehr gut für Kunden-Projekte geeignet.
  • Teux Deux: meine Lieblings to-do Liste. Einfaches, übersichtliches Design.

Wie sind deine Erfahrungen in der Teamarbeit an Projekten? Hast du weitere Tipps oder wichtige Ergänzungen parat, um die gemeinsame Projektarbeit noch effektiver zu machen? Über dein Feedback und deine Tipps freue ich mich sehr!