Teamwork für Freelancer: Die Zusammenarbeit mit anderen Freelancern und Kunden optimieren

Egal ob in der Zusammenarbeit mit Kunden oder anderen Freelancern, eine gute Organisation und Tools zur verbesserten Projektarbeit sind meiner Ansicht nach existentiell, um Projekte möglichst effektiv umzusetzen und so die Zeit und Nerven aller Teammitglieder zu schonen.

Teamwork fuer Freelancer

Hier einige praktische Tipps und Erfahrungen, um die Zusammenarbeit mit anderen ohne großen Zeitaufwand zu optimieren und mehr Spaß bei der gemeinsamen Umsetzung von Projekten zu haben.

Warum ist gutes Teamwork für Freelancer so wichtig

Bevor ich selbst Freelancer war dachte ich immer, als Freelancer kann man sich seine Zeit komplett frei einteilen und Projekte sowohl zeitlich, als auch organisatorisch ganz so umsetzen, wie man es selbst am liebsten hat.

Doch gerade bei der Arbeit als Freelancer kooperiert man eigentlich bei so ziemlich jedem Projekt mit anderen Freelancern, Agenturen, Firmen oder Kunden. Daher ist es besonders wichtig, Projektabläufe gut zu organisieren und die eigene Arbeit möglichst transparent und für andere übersichtlich vorzubereiten.

Denn durch gute eine Projekt-Organisation und der Einbeziehung aller Mitwirkenden von Beginn an, spart man jede Menge Zeit und letztendlich natürlich auch Geld. Außerdem macht die Arbeit an einem Projekt auch viel mehr Spaß, wenn man nicht unnötig aneinander vorbei arbeitet, nur weil der Arbeitsablauf im Vorfeld nicht miteinander abgesprochen wurde.

Praktische Tipps, um die Zusammenarbeit zu optimieren

1. Ein Konzept-Board erstellen

Entwickeln man gemeinsam ein Projekt ist es sinnvoll, bereits in der Konzeptphase alle Beteiligten mit einzubeziehen. Ein für alle Mitwirkenden zugängliches Konzept-Board ist daher sinnvoll. Ganz simpel kann z.B. einfach ein gemeinsam genutztes Google-Textdokument erstellt werden, indem jeder seine Ideen und Notizen eintragen kann. So können Missverständnisse vermieden werden und alle Mitarbeiter des Projekts haben von Anfang die Gelegenheit ihre Ideen einzubringen und sich zu engagieren.

2. Ein klares Ziel und ein fester Zeitplan

Nach der Konzeptphase und vor Projektbeginn ist es erst hilfreich, ein klares Ziel mit festem Zeitplan zu definieren. Ein solch strenger Zeitplan wirkt zwar eventuell zuerst etwas unangenehm, dennoch ist es vor allem bei größeren Projekten sehr hilfreich, ein festes Ziel vor Augen zu haben und ein Projekt in mehrere Projektphasen (mit jeweils festen Deadlines) zu unterteilen.

3. Das Projekt-Board

Ähnlich wie schon beim Konzept-Board kann zu Beginn eines neuen Projektes ein gemeinschaftliches Projekt-Board erstellt werden. Hier können erledigte und noch zu erledigende Aufgaben aller Mitwirkenden eingetragen werden. So sind alle Arbeitsschritte möglichst transparant nachvollziehbar und alle Mitarbeiter haben einen Überblick über den aktuellen Stand des Projektes. Trello bietet sich für ein solches Projekt-Board meiner Ansicht nach besonders gut an.

4. Klare Kommunikation

Oft kommt es in der Zusammenarbeit zu Missverständnissen, wenn nicht offen und ehrlich miteinander gesprochen wird. Gerade im Bereich Webdesign/Entwicklung werden beispielsweise gerne Fachbegriffe verwendet, die ein Laie (z.B. der Kunde) nicht versteht. So können schnell Missverständnisse entstehen, die schlimmsten Falls erst nach dem Projektende zum Vorschein kommen. Gerade in der Zusammenarbeit mit Kunden oder Freelancern aus anderen Fachbereichen ist es daher besonders wichtig nachzufragen, ob auch alles verständlich erklärt wurde bzw. selbst zu sagen, wenn man etwas noch nicht verstanden hat.

Auch in der Kommunikation per Email oder wenn man zum Beispiel Materialien vom Kunden oder anderen Projekt-Mitarbeitern benötigt, ist es wichtig deutlich zu kommunizieren, was man zu welchem Zeitpunkt benötigt, damit man mit der eigenen Arbeit beginnen kann. Gerade in der Zusammenarbeit mit Kunden ist es mir selbst auch schon viel zu oft so gegangen, dass ich nicht deutlich genug gesagt hatte, welche Materialien ich vor Projektbeginn benötige. Dieser Fehler führt dann fast immer zu einer unnötigen Verzögerung des gesamten Projektes.

5. Das Team möglichst klein halten

Ein Projekt-Team sollte auf möglichst wenig Mitarbeiter beschränkt sein. So sind die Kommunikationswege kürzer und Projekt-Besprechungen können schneller vereinbart werden. Als Freelancer in Zusammenarbeit mit einem Kunden solltest du daher immer einen festen Ansprechpartner für die Projektbetreuung haben.

6. Sauber arbeiten

Eigentlich selbstverständlich, trotzdem kann es nicht oft genug erwähnt werden. Besonders in der Zusammenarbeit mit anderen ist es wichtig, saubere Arbeit abzuliefern, die dann weiter übernommen und verarbeitet werden kann. Das fängt beim einheitlichen Benennen von Dateien an und geht weiter mit der sauberen Organisation von Photoshop-Ebenen oder der Beschriftung/Dokumentation von Code.

7. Unklarheiten ansprechen, nicht schüchtern sein

Vor allem als zu Beginn der Freelancer-Karriere ist es oft schwierig anderen Freelancern oder vor allem Kunden deutlich zu sagen, wenn ein Arbeitsablauf nicht flüssig verläuft oder etwas in der Zusammenarbeit verbessert werden sollte.

Gerade Kunden gegenüber möchte man natürlich alles Recht machen und diese nicht unbedingt auf einen Fehler hinweisen. Also macht man sich selbst oft mehr Arbeit, weil ein Kunde in letzter Sekunde doch noch einmal die Fotos für die Bildergalerie ändern möchte oder ähnliches.

Hier ist es meiner Ansicht nach ganz wichtig nicht zu schüchtern zu sein, sondern dem Kunden klar zu erklären, welchen Mehraufwand eine solche Änderung bedeutet. Besser noch: Man spricht diese Problematik vor Projektbeginn an und erklärt dem Kunden, dass es wichtig ist alle Projekt-Materialien vorab vorzubereiten. Der Kunde kann in den meisten Fällen schließlich garnicht wissen, wie aufwendig manche Arbeitsschritte letztendlich in der Umsetzung sind.

8. Die Initiative ergreifen

Gerade wenn mehrere Freelancer an einem Projekt zusammenarbeiten, ist es oft nicht geklärt, wer die Organisation des Projektes übernehmen soll. Da niemand sich konkret zuständig fühlt und natürlich auch niemand den anderen bevormunden möchte, mangelt es oft an Koordination untereinander.

In solchen Fällen kann man ruhig mal die Inititive ergreifen und den anderen Mitarbeitern Vorschläge zur Projekt-Organisation machen, entsprechende Online-Arbeitsboards anlegen, Skype-Meetings organisieren etc. Wenn letzendlich alle von der verbesseren Organisation und Kommunikation profitieren, wird sich bestimmt keiner Beschweren oder sich bevormundet fühlen.

9. Praktische Online-Tools fürs Projekt-Teamwork
  • Basecamp von 37 Signals (kostenpflichtig): Das Profi-Tool für Projekt-Management.
  • Trello: Ein kleines, kostenloses Projekt-Management/to-do Tool. Perfekt als Projektboard geeignet (auch für kleine Gruppen oder zweier Teams).
  • Evernote: Für die Konzept-Phase geeignet. Ideen können in Notizbüchern angelegt werden. In der Premium-Version können Notizbücher auch geteilt werden.
  • Toggl: Simples Timetracking-Tool (kostenpflichtig aber auch mit Free-Version). Sehr gut für Kunden-Projekte geeignet.
  • Teux Deux: meine Lieblings to-do Liste. Einfaches, übersichtliches Design.

Wie sind deine Erfahrungen in der Teamarbeit an Projekten? Hast du weitere Tipps oder wichtige Ergänzungen parat, um die gemeinsame Projektarbeit noch effektiver zu machen? Über dein Feedback und deine Tipps freue ich mich sehr!

16 Kommentare zu “Teamwork für Freelancer: Die Zusammenarbeit mit anderen Freelancern und Kunden optimieren

  1. Guter Artikel!

    Im Prinzip sehe ich das genau so, ich nutze zum Organisieren meiner Projekte zur Zeit Open Atrium. Aber bisher habe ich nur selten auch Kunden einen Zugang eingerichtet, da ich oft Kunden habe, die nicht so PC-/Internet-affin sind. Die könnten mit der Bedienung vielleicht überfordert sein, bzw. ich müsste nochmal 2-3 Stunden investieren, um die Bedienung zu erklären.

    Wie handhabt ihr das? Kommen eure durchschnittlichen Kunden mit den Online-Tools zurecht?

    Grüße
    Wolfgang

  2. Zum Thema Projekt-Board fallen mir 2 Tools ein: Wunderkit – habt ihr damit schon Erfahrungen gesammelt? – und Kanbantool, das – der Name sagt es ja – die Kanban-Methode in einem Interface abbildet.
    Trello sehe ich mir auf jeden Fall auch mal an.

  3. Trello muss ich mir mal anschauen. Bzgl To Do Liste: Hast Du schon Wunderlist probiert.

    Die Zeiterfassung von ManicTime ist auch nett. Allerdings ist die Anwendung nur unter Windows nutzbar.

  4. Auch praktische Tools neben Wunderkit z.B. sind Communote oder Hojoki.

  5. Zur Zeiterfassung kann ich auch mite sehr empfehlen! :)

  6. Philipp Munzert

    Hallo Ellen, toller Beitrag. Bin Student und versuche mich derzeit auch an einigen Projekten und deren Koordination im Team. Dabei habe ich gemerkt, dass es zwar für jede Abstimmung ein Tool gibt, aber es mit steigender Anzahl eigentlich sogar noch schwieriger wird die zu handhaben.

    Meine Empfehlung zu dem Thema wäre: Collabtive (http://collabtive.o-dyn.de/) Optimal, da alles auf deinen „eigenen“ Server bleibt und liegt. Und ein enormer Toolumfang. Nur die Perfomance stört mich hier. Aber eine tolle Idee.

    Dein Tipp für Teux Deux find ich klasse. Die Aufgabentools erscheinen ja derzeit wie Sand am Meer, trotzdem ist es schwer ein geeignetes zu finden.

  7. Generell bin ich deiner Meinung. Tatsächlich ist die Gewöhnung an die unterschiedlichen Arbeitsweisen in neuen/anderen Teams oft ein wesentlicher Faktor. Schon allein sich auf Standards zu einigen ist aufwendig. Ich hab die Erfahrung gemacht, dass eher niemand hier die Verantwortung übernehmen will. Wahrscheinlich weil keiner bisher die absolut beste Lösung gefunden hat. Daher finde ich klare Absprahen im Vorfeld auch sehr wichtig. Auch die umständlichsten Dateinamen sind immer noch besser als totales Chaos solange sie alle benutzen.
    Zur Kollaboration finde ich Google irgendwie doof. Einer Datenkrake vertraue ich nur mit Skepsis Kundendaten an. Wunderkit nutze ich gern, weil es sexy ist. Momentan noch beta. Daher noch ganz schön buggy und leider auch Feature-arm. Zeiterfassung, Kalender und Meilensteine fehlen. Noch… jedenfalls.
    Yammer haben wir in der Agentur noch am längsten genutzt. Hat sich allerdings letztlich genauso wenig wie basecamp durchgesetzt.
    Auffälligerweise mangelt es oft an Disziplin wirklich alles in das wie auch immer geartete System zur Kollaboration jede Entwicklung im Prozess einzugeben. Nicht selten wünscht man sich da einen Projektleiter der einen da an die Hand nimmt. Ich weiß nicht, ob den Job wirklich eins der Projekterfassungstools oder ein Freelancer der an der Produktion beteiligt ist wirklich machen kann.
    Ich finde die Ansätze von Wunderkit spannend und kann nur hoffen, dass jeder den ich dazu einlade letztlich auch bereit ist, dafür zu zahlen … *schluck*

  8. Wow das ist mal wieder typisch:

    Die letzten Tage habe ich intensiv nach einem kleinem Projektmanagementtool gesucht, was nicht so groß wie Redmine und nicht so teuer wie Basecamp ist.

    Und zack, schon bringt ihr diesen Artikel :D Einfach klasse :P Vielen Dank dafür.

    Ich habe mich übrigens dafür entschieden, Trello näher unter die Lupe zu nehmen.

  9. Super Beitrag, kommt gerade Recht wo ich mit jemanden zusammen eine Internet Plattform starte. Könntest zu den Tools vielleicht noch Wunderkit ergänzen ;-)

    Grüße, Vincent

  10. Hi,
    also als Online-Projekt-Management Tool kann ich echt Teamlab empfehlen. Es ist völlig kostenlos (Open Source), bietet sehr viele Funktionen und wird ständig erweitert.

  11. @alle: Wow, vielen herzlichen Dank für die vielen weiteren Tipps und das tolle Feedback zum Artikel. Ich werde die Liste auf jeden Fall noch erweitern. Leider sind wir bisher übrigens noch nicht dazu gekommen, Wunderkit auszuprobieren. Wird aber nachgeholt :)

    Viele Grüße,
    Ellen

  12. Hi,
    als Projekt-Tool kann ich Wundekit sehr empfehlen. Es befindet sich in der Beta-Phase und ist kostenlos.

    LG

  13. Hallo Ellen,
    Vielen Dank für deinen interessanten Artikel!
    Abgesehen von dem guten organisatorischen Ablauf, stelle ich immer wieder fest,
    das ein zeitiges und sachliches Ansprechen bezüglich Mehraufwand für ungeplante, nachträgliche Änderungen am schwierigsten in den Griff zu bekommen ist.
    Es ist ja nicht möglich in einem Angebot alle Eventualitäten abzudecken.
    Also, ja, nicht schüchtern sein….freundlich und klar kommunizieren, damit sich kein Frust aufstaut.
    : )

    Beste Grüße, Sabine

  14. Für kleine Teams gibt es auch eine kostenlose Version von http://www.podio.com als Clouddienst.

  15. Interessanter Artikel – danke für den Überblick. Inzwischen hat „newthinking“ – die Event-Organisation hinter der Re:publica – ein angepasstes Drupal mit Open Atrium als „koLabor“ online gestellt. (https://kolabor.org/) Das soll bei 35 Euro / Monat losgehen. Kennt das jemand?

    Und: Warum ist denn Teamlab in Estland beheimatet?

    Freue mich über weiter Erfahrungsberichte.

    Viele Grüße,

    Günther

  16. Marius Volling

    Danke für den Artikel.
    Ich persönlich arbeite immer öfters in „virtuellen Teams“.
    Das bringt viele Vorteile mit sich (vor allem aus wirtschaftlicher Perspektive), aber natürlich auch viele Herausforderungen.
    Wir sind mittlerweile von Trello auf Sotasa umgestiegen (www.sotasa.de).

    Gruß
    Marius

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