Egal ob in der Zusammenarbeit mit Kunden oder anderen Freelancern, eine gute Organisation und Tools zur ver­bes­serten Projektarbeit sind meiner Ansicht nach exis­ten­tiell, um Projekte mög­lichst effektiv umzu­setzen und so die Zeit und Nerven aller Teammitglieder zu schonen.

Hier einige prak­ti­sche Tipps und Erfahrungen, um die Zusammenarbeit mit anderen ohne großen Zeitaufwand zu opti­mieren und mehr Spaß bei der gemein­samen Umsetzung von Projekten zu haben.

Warum ist gutes Teamwork für Freelancer so wichtig

Bevor ich selbst Freelancer war dachte ich immer, als Freelancer kann man sich seine Zeit kom­plett frei ein­teilen und Projekte sowohl zeit­lich, als auch orga­ni­sa­to­risch ganz so umsetzen, wie man es selbst am liebsten hat.

Doch gerade bei der Arbeit als Freelancer koope­riert man eigent­lich bei so ziem­lich jedem Projekt mit anderen Freelancern, Agenturen, Firmen oder Kunden. Daher ist es beson­ders wichtig, Projektabläufe gut zu orga­ni­sieren und die eigene Arbeit mög­lichst trans­pa­rent und für andere über­sicht­lich vorzubereiten.

Denn durch gute eine Projekt-Organisation und der Einbeziehung aller Mitwirkenden von Beginn an, spart man jede Menge Zeit und letzt­end­lich natür­lich auch Geld. Außerdem macht die Arbeit an einem Projekt auch viel mehr Spaß, wenn man nicht unnötig anein­ander vorbei arbeitet, nur weil der Arbeitsablauf im Vorfeld nicht mit­ein­ander abge­spro­chen wurde.

Praktische Tipps, um die Zusammenarbeit zu optimieren

1. Ein Konzept-Board erstellen

Entwickeln man gemeinsam ein Projekt ist es sinn­voll, bereits in der Konzeptphase alle Beteiligten mit ein­zu­be­ziehen. Ein für alle Mitwirkenden zugäng­li­ches Konzept-Board ist daher sinn­voll. Ganz simpel kann z.B. ein­fach ein gemeinsam genutztes Google-Textdokument erstellt werden, indem jeder seine Ideen und Notizen ein­tragen kann. So können Missverständnisse ver­mieden werden und alle Mitarbeiter des Projekts haben von Anfang die Gelegenheit ihre Ideen ein­zu­bringen und sich zu engagieren.

2. Ein klares Ziel und ein fester Zeitplan

Nach der Konzeptphase und vor Projektbeginn ist es erst hilf­reich, ein klares Ziel mit festem Zeitplan zu defi­nieren. Ein solch strenger Zeitplan wirkt zwar even­tuell zuerst etwas unan­ge­nehm, den­noch ist es vor allem bei grö­ßeren Projekten sehr hilf­reich, ein festes Ziel vor Augen zu haben und ein Projekt in meh­rere Projektphasen (mit jeweils festen Deadlines) zu unterteilen.

3. Das Projekt-Board

Ähnlich wie schon beim Konzept-Board kann zu Beginn eines neuen Projektes ein gemein­schaft­li­ches Projekt-Board erstellt werden. Hier können erle­digte und noch zu erle­di­gende Aufgaben aller Mitwirkenden ein­ge­tragen werden. So sind alle Arbeitsschritte mög­lichst trans­pa­rant nach­voll­ziehbar und alle Mitarbeiter haben einen Über­blick über den aktu­ellen Stand des Projektes. Trello bietet sich für ein sol­ches Projekt-Board meiner Ansicht nach beson­ders gut an.

4. Klare Kommunikation

Oft kommt es in der Zusammenarbeit zu Missverständnissen, wenn nicht offen und ehr­lich mit­ein­ander gespro­chen wird. Gerade im Bereich Webdesign/Entwicklung werden bei­spiels­weise gerne Fachbegriffe ver­wendet, die ein Laie (z.B. der Kunde) nicht ver­steht. So können schnell Missverständnisse ent­stehen, die schlimmsten Falls erst nach dem Projektende zum Vorschein kommen. Gerade in der Zusammenarbeit mit Kunden oder Freelancern aus anderen Fachbereichen ist es daher beson­ders wichtig nach­zu­fragen, ob auch alles ver­ständ­lich erklärt wurde bzw. selbst zu sagen, wenn man etwas noch nicht ver­standen hat.

Auch in der Kommunikation per Email oder wenn man zum Beispiel Materialien vom Kunden oder anderen Projekt-Mitarbeitern benö­tigt, ist es wichtig deut­lich zu kom­mu­ni­zieren, was man zu wel­chem Zeitpunkt benö­tigt, damit man mit der eigenen Arbeit beginnen kann. Gerade in der Zusammenarbeit mit Kunden ist es mir selbst auch schon viel zu oft so gegangen, dass ich nicht deut­lich genug gesagt hatte, welche Materialien ich vor Projektbeginn benö­tige. Dieser Fehler führt dann fast immer zu einer unnö­tigen Verzögerung des gesamten Projektes.

5. Das Team mög­lichst klein halten

Ein Projekt-Team sollte auf mög­lichst wenig Mitarbeiter beschränkt sein. So sind die Kommunikationswege kürzer und Projekt-Besprechungen können schneller ver­ein­bart werden. Als Freelancer in Zusammenarbeit mit einem Kunden soll­test du daher immer einen festen Ansprechpartner für die Projektbetreuung haben.

6. Sauber arbeiten

Eigentlich selbst­ver­ständ­lich, trotzdem kann es nicht oft genug erwähnt werden. Besonders in der Zusammenarbeit mit anderen ist es wichtig, sau­bere Arbeit abzu­lie­fern, die dann weiter über­nommen und ver­ar­beitet werden kann. Das fängt beim ein­heit­li­chen Benennen von Dateien an und geht weiter mit der sau­beren Organisation von Photoshop-Ebenen oder der Beschriftung/Dokumentation von Code.

7. Unklarheiten anspre­chen, nicht schüch­tern sein

Vor allem als zu Beginn der Freelancer-Karriere ist es oft schwierig anderen Freelancern oder vor allem Kunden deut­lich zu sagen, wenn ein Arbeitsablauf nicht flüssig ver­läuft oder etwas in der Zusammenarbeit ver­bes­sert werden sollte.

Gerade Kunden gegen­über möchte man natür­lich alles Recht machen und diese nicht unbe­dingt auf einen Fehler hin­weisen. Also macht man sich selbst oft mehr Arbeit, weil ein Kunde in letzter Sekunde doch noch einmal die Fotos für die Bildergalerie ändern möchte oder ähnliches.

Hier ist es meiner Ansicht nach ganz wichtig nicht zu schüch­tern zu sein, son­dern dem Kunden klar zu erklären, wel­chen Mehraufwand eine solche Ände­rung bedeutet. Besser noch: Man spricht diese Problematik vor Projektbeginn an und erklärt dem Kunden, dass es wichtig ist alle Projekt-Materialien vorab vor­zu­be­reiten. Der Kunde kann in den meisten Fällen schließ­lich gar­nicht wissen, wie auf­wendig manche Arbeitsschritte letzt­end­lich in der Umsetzung sind.

8. Die Initiative ergreifen

Gerade wenn meh­rere Freelancer an einem Projekt zusam­men­ar­beiten, ist es oft nicht geklärt, wer die Organisation des Projektes über­nehmen soll. Da nie­mand sich kon­kret zuständig fühlt und natür­lich auch nie­mand den anderen bevor­munden möchte, man­gelt es oft an Koordination untereinander.

In sol­chen Fällen kann man ruhig mal die Inititive ergreifen und den anderen Mitarbeitern Vorschläge zur Projekt-Organisation machen, ent­spre­chende Online-Arbeitsboards anlegen, Skype-Meetings orga­ni­sieren etc. Wenn let­zend­lich alle von der ver­bes­seren Organisation und Kommunikation pro­fi­tieren, wird sich bestimmt keiner Beschweren oder sich bevor­mundet fühlen.

9. Praktische Online-Tools fürs Projekt-Teamwork

• Basecamp von 37 Signals (kos­ten­pflichtig): Das Profi-Tool für Projekt-Management.
• Trello: Ein kleines, kos­ten­loses Projekt-Management/to-do Tool. Perfekt als Projektboard geeignet (auch für kleine Gruppen oder zweier Teams).
• Evernote: Für die Konzept-Phase geeignet. Ideen können in Notizbüchern ange­legt werden. In der Premium-Version können Notizbücher auch geteilt werden.
• Toggl: Simples Timetracking-Tool (kos­ten­pflichtig aber auch mit Free-Version). Sehr gut für Kunden-Projekte geeignet.
• Teux Deux: meine Lieblings to-do Liste. Einfaches, über­sicht­li­ches Design.

Wie sind deine Erfahrungen in der Teamarbeit an Projekten? Hast du wei­tere Tipps oder wich­tige Ergänzungen parat, um die gemein­same Projektarbeit noch effek­tiver zu machen? Über dein Feedback und deine Tipps freue ich mich sehr!